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通信行業應用光陣文件拍攝儀解決方案

2013-11-11 14:52:42 admin

在改革開放所帶來的巨大機遇面前,通信業以其空前的速度成為增長最快的行業之一,取得了令人矚目的成績。在高速增長的同時,隨著通信改革的深入進行,如何降低營運成本、提高客戶服務質量已經成為了企業生存的命脈。檔案管理作為通信日常工作中重要的組成部分,對其進行現代化管理,也是保持企業競爭力不可或缺的一環。然而,傳統的紙張管理方式存在著諸如保管困難、查閱不便、空間不足等等諸多管理上的困擾。

1、大量以紙張形式保存的文件,包括新開戶申請表、公司托收表、過戶申請表、公司帳號更改申請表及用戶的有效證件等;同時每天又會不斷產生大量新的文檔資料。
這些紙張文件傳統采用手工方式進行分類、整理、立卷、歸檔、查詢等日常管理,工作強度大,調閱困難,難以對公司各層次人員及客戶的查閱作出及時的響應,方法落后,難以與國際接軌,無法適應公司業務的不斷發展。
2、檔案庫房已“紙滿為患”并且隨著文檔數量的大幅度增加,必須尋找更多的庫房存儲,倉儲費用及管理費用亦大幅增加;
3、原始檔案調閱頻繁,且無備份,極易發生原始件的丟失及損壞;對保障企業的利益造成隱患;
4、紙張文件在正常情況下很難做到永久保存,并極易受到水災、火災、蟲鼠叮咬等威脅;因而造成不必要的損失;
5、檔案資料沒有數字化,不便于信息的共享,不能在現代電子網絡上傳輸,無法滿足辦公現代化要求,更不能適應“電子商務時代”的需要。  

建議方案

1、在檔案中心配置光陣文件拍攝儀
2、將需拍攝的文檔集中整理后送到檔案中心。由檔案中心工作人員用光陣文件拍攝儀,將紙張文檔轉換為電子影像。
3、經過數字化處理后的紙張檔案,歸檔封存。
4、經光陣文件拍攝儀拍攝后的文檔影像按關鍵字屬性建立索引,以方便以后調閱;當硬盤緩存區快滿時,應將緩存區內容刻錄到空白光盤,然后儲存在光盤柜中提供網絡共享。

解決方案效益分析

本方案充分考慮了通信業現有的文檔的特點、結構及投資規模。采用先進的光陣文件拍攝儀,具有快速生成文檔影像、調閱快捷、保存安全等特點。
 
1、低成本:采用光盤作為存儲介質(平均光盤存放15000頁文檔)節省存儲空間,間接降低成本;而且電子影像管理方便可靠,對比紙張媒體,提供了更優的性能價格比。
2、保護原件:與傳統的手工翻閱比較,無紙化的文檔管理可以將對重要文件的損害降到最低限度,有利于文檔原件的長久保存。
3、文檔的真實再現:通過光陣文件拍攝儀拍攝的電子影像文件,真實反映文檔原貌。同時電子影像不受使用和復制次數的影響,能始終保持高質量,而紙張卻無法相比。
4、長久保存:光盤的保存條件要求比紙張低得多,保存期長達一百年;無論時間的長短,其上的影像仍能保持高品質。

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應用方案

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